Berliner Verwaltung: E-Akte-Projekt kommt nur schleppend voran
Eine einheitliche elektronische Akte soll in der Berliner Verwaltung die traditionellen Papierberge und veralteten Insellösungen ersetzen. Doch diverse Herausforderungen und Hindernisse bremsen das ambitionierte Digitalisierungsprojekt erheblich aus und verzögern die flächendeckende Einführung.
Nur geringe Nutzerzahlen in den Bezirken
Zehn Jahre nach der Verabschiedung des Berliner E-Government-Gesetzes ist die darin festgelegte elektronische Aktenführung in vielen Bereichen der Verwaltung noch immer nicht umgesetzt. Eine aktuelle Umfrage der Deutschen Presse-Agentur ergab, dass in den Berliner Bezirken bisher nur ein kleiner Teil der Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz im Regel- oder Testbetrieb mit digitalen Akten arbeitet.
Der Anteil der Nutzer bewegt sich demnach zwischen lediglich 5 Prozent in Bezirken wie Steglitz-Zehlendorf oder Spandau und maximal 20 Prozent in Reinickendorf. Aktenberge aus Papier gehören also weiterhin zum alltäglichen Verwaltungsalltag, genauso wie nicht einheitliche IT-Verfahren für bestimmte Fachbereiche. Bemerkenswert ist, dass vier der zwölf Berliner Bezirke nicht auf die Anfrage der Presseagentur antworteten.
Personalmangel und Softwareprobleme als Haupthemmnisse
Als große Hindernisse bei der Umstellung auf die E-Akte benannten die Verantwortlichen in den Bezirksämtern vor allem den akuten Personalmangel bei der Einführung der neuen Prozesse und Arbeitsweisen. Ein weiteres gravierendes Problem stellen fehlerbehaftete Softwarelösungen dar, wodurch bestimmte Funktionen nur eingeschränkt oder gar nicht nutzbar sind.
Zu den weiteren Herausforderungen zählen unter anderem:
- Defizite in der Projektsteuerung und Koordination
- Fehlende Akzeptanz der E-Akte bei einem Teil der Beschäftigten
- Ungleiche Fortschritte in verschiedenen Verwaltungsbereichen
- Technische Inkompatibilitäten mit bestehenden Systemen
Ambitionierte Ziele und aktuelle Realität
Innensenatorin Iris Spranger von der SPD hatte im Juni 2022 angekündigt, die neue digitale Akte solle nach der berlinweiten Einführung für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen. Dieses ambitionierte Ziel steht jedoch in starkem Kontrast zur aktuellen Realität.
Nach Angaben der Berliner Senatskanzlei sind landesweit derzeit in lediglich 40 Behörden etwa 10.000 Nutzer für die E-Akte registriert. Weitere 17 Behörden befinden sich zwar in der Vorbereitungsphase, doch die Diskrepanz zwischen den ursprünglichen Zielvorgaben und dem tatsächlichen Stand der Umsetzung bleibt erheblich. Die digitale Transformation der Berliner Verwaltung gestaltet sich somit deutlich komplexer und zeitaufwändiger als ursprünglich geplant.
