E-Akte in Berliner Verwaltung: Digitalisierung kommt nur schleppend voran
Eine einheitliche elektronische Akte soll eigentlich die Papierberge in der Berliner Verwaltung ablösen und für mehr Effizienz sorgen. Doch zehn Jahre nach dem Beschluss des Berliner E-Government-Gesetzes ist dieses Ziel noch immer nicht erreicht. Eine aktuelle Umfrage der Deutschen Presse-Agentur offenbart erhebliche Defizite bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung.
Nur geringe Nutzerzahlen in Bezirksämtern
Die Untersuchung zeigt, dass in den Berliner Bezirken bisher lediglich ein kleiner Teil der Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz im Regel- oder Testbetrieb mit digitalen Akten arbeitet. Die Anteile bewegen sich dabei zwischen bescheidenen fünf Prozent in Steglitz-Zehlendorf oder Spandau und maximal zwanzig Prozent in Reinickendorf. Vier der zwölf Bezirke antworteten überhaupt nicht auf die Anfrage, was zusätzlich auf mangelnde Transparenz hindeutet.
In der Praxis bedeutet dies: Aktenberge aus Papier gehören weiterhin zum Verwaltungsalltag, genauso wie nicht einheitliche IT-Verfahren für bestimmte Bereiche. Die angestrebte digitale Transformation bleibt damit weit hinter den Erwartungen zurück.
Personalmangel und Softwareprobleme als Haupthemmnisse
Als größte Hindernisse bei der Umstellung auf die E-Akte benennen die Verantwortlichen in den Bezirksämtern den akuten Personalmangel bei der Einführung neuer Prozesse und Arbeitsweisen. Ein weiteres gravierendes Problem sind fehlerbehaftete Softwarelösungen, die bestimmte Funktionen nur eingeschränkt nutzbar machen.
Darüber hinaus werden Defizite in der Projektsteuerung und fehlende Akzeptanz der E-Akte bei den Beschäftigten als weitere Bremsfaktoren genannt. Diese vielfältigen Schwierigkeiten verzögern die flächendeckende Einführung erheblich.
Zahlen zeigen deutliche Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit
Innensenatorin Iris Spranger (SPD) hatte im Juni 2022 angekündigt, die neue digitale Akte solle nach der berlinweiten Einführung für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen. Die aktuelle Realität sieht jedoch anders aus: Nach Angaben der Berliner Senatskanzlei sind landesweit in lediglich 40 Behörden etwa 10.000 Nutzer für die E-Akte registriert.
Weitere 17 Behörden befinden sich zwar in Vorbereitung, doch die Diskrepanz zwischen den ursprünglichen Zielen und der tatsächlichen Umsetzung bleibt enorm. Die Arbeit mit E-Akten soll die Verwaltungsprozesse in Berlin eigentlich besser und effizienter gestalten, doch dieser Vorteil kann sich bisher nur begrenzt entfalten.
Die digitale Transformation der Berliner Verwaltung bleibt damit ein langwieriger Prozess, bei dem weiterhin erhebliche Herausforderungen zu bewältigen sind. Papierakten und Insellösungen prägen nach wie vor viele Büros, während die vollständige Umstellung auf elektronische Aktenführung noch in weiter Ferne zu liegen scheint.
