Der Bundesfinanzhof (BFH) hat entschieden, dass Arbeitnehmer mit einem Dienstwagen die Kosten für Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug nur unter strengen Voraussetzungen als Werbungskosten abziehen können. Im konkreten Fall (Az. VI R 30/24) klagte ein Arbeitnehmer, der trotz eines ihm von seinem Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Firmenwagens drei Dienstreisen mit seinem privaten Sportwagen unternahm und dafür Fahrtkosten in Höhe von 3758 Euro geltend machte – das Finanzamt erkannte diese jedoch nicht an.
Hintergrund des Falls: Firmenwagen und private Nutzung
Der Arbeitnehmer hatte von seinem Arbeitgeber einen Van als Firmenwagen erhalten, den er und seine Ehefrau auch privat nutzen durften. Voraussetzung war, dass keine dienstlichen Belange entgegenstanden. Bei beruflich veranlassten Fahrten erstattete das Unternehmen die Tankkosten und verlangte, dass der Mitarbeiter für Dienstreisen bevorzugt den Firmenwagen nutze. Die Nutzung des Privatwagens war nur in Ausnahmefällen erlaubt, mit einer Erstattung von 0,30 Euro pro Kilometer.
Im Jahr 2021 unternahm der Arbeitnehmer drei Dienstreisen mit seinem privaten Sportwagen, während seine Frau den Firmen-Van nutzte. In seiner Einkommensteuererklärung machte er für diese Fahrten Fahrtkosten von 3758 Euro geltend – basierend auf 1648 Kilometern multipliziert mit 2,28 Euro pro Kilometer, den fahrzeugbezogenen Aufwendungen für sein Privatauto. Das Finanzamt lehnte den Abzug ab, und auch ein Einspruch blieb erfolglos.
Entscheidung des BFH: Angemessenheit als zentrales Kriterium
Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Kläger zunächst recht, doch der BFH hob dieses Urteil auf und bestätigte die Auffassung des Finanzamts. Die Richter betonten, dass die Wahl des Verkehrsmittels für Dienstreisen zwar grundsätzlich dem Arbeitnehmer freistehe. Bei einer sogenannten „Über-Kreuz-Nutzung“ – wenn der Arbeitnehmer den Privatwagen nutzt, während der Ehepartner den Firmenwagen fährt – komme es jedoch auf die zugrunde liegenden Motive an.
Allein die Tatsache, dass man sich aus privaten Gründen für das Privatauto entscheidet, führe noch nicht zu einem Abzugsverbot. Entscheidend sei die Angemessenheitsprüfung. Maßstab sei ein „gewissenhafter Steuerpflichtiger“, der die Sichtweise breiter Bevölkerungskreise repräsentiert. Nur wenn dieser die Aufwendungen ebenfalls getätigt hätte, seien sie als angemessen anzusehen.
Private Motive überwiegen: Kein Werbungskostenabzug
Im vorliegenden Fall erkannten die Richter das Hauptmotiv in der privaten Nutzung des Vans durch die Ehefrau. Der gewissenhafte Steuerpflichtige hätte nach ihrer Einschätzung den Dienstwagen gewählt, um zusätzliche Aufwendungen zu vermeiden. Daher sei der Ansatz als Werbungskosten unzulässig. Anders wäre der Fall, wenn das Dienstfahrzeug beschädigt gewesen wäre oder berufliche Gründe vorgelegen hätten, etwa weil ein Spezialfahrzeug benötigt wurde.
Der BFH betonte, dass die Stärke der beruflichen Veranlassung im Vordergrund stehen müsse. Liege das Hauptmotiv dagegen in der Privatsphäre, ergebe sich daraus ein starker Hinweis auf unangemessene Nutzung.
Praxistipp: So machen Sie Dienstreisekosten richtig geltend
Arbeitnehmer, die keinen Dienstwagen oder Firmenpool-Fahrzeug haben, können bei Nutzung ihres Privatautos Aufwendungen steuerlich geltend machen – sofern das Unternehmen diese nicht bereits steuerfrei erstattet hat. Neben den reinen Fahrtkosten zählen auch Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut zu den Werbungskosten. Für die Fahrt mit dem Privatwagen können Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro ansetzen, die Hin- und Rückweg umfasst.
Auch nicht erstattete Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand sind absetzbar. Letzterer ist abhängig von der Abwesenheitsdauer: Bei mehr als acht Stunden beträgt der Tagessatz 14 Euro, bei 24 Stunden 28 Euro. Wichtig: Wer einen Firmenwagen hat, sollte vor der Nutzung des Privatautos prüfen, ob die Kosten steuerlich anerkannt werden – die Hürden sind hoch.
