Selbstorganisation im Beruf: Der Schlüssel zu mehr Effizienz und Freizeit
Die moderne Arbeitswelt bietet Beschäftigten mehr Freiheiten als je zuvor: Projekte eigenständig steuern, Aufgaben selbst priorisieren und Arbeitsabläufe flexibel gestalten – ohne ständige Kontrolle durch Vorgesetzte. Doch diese Autonomie bringt auch Herausforderungen mit sich. Wer seine Arbeit selbst organisieren muss, steht vor der Aufgabe, Struktur zu schaffen, wo keine vorgegeben ist.
Die Kunst der Priorisierung
„Die Fähigkeit zur Selbstorganisation wird oft vorausgesetzt, besonders nach akademischer Ausbildung“, sagt Arbeitspsychologe Christoph Desjardins. „Aber Fachwissen zu haben bedeutet nicht automatisch, dass man auch die Methoden der Selbstorganisation beherrscht.“
Arbeitspsychologe Johannes Pfeifer ergänzt: „Wenn zu viele Baustellen gleichzeitig offen sind und die verfügbare Zeit nie auszureichen scheint, liegt das oft an fehlender oder falscher Priorisierung.“ Wer nicht identifiziert, was wirklich wichtig ist, teilt seine Energie oft falsch ein. Kleine, weniger bedeutende Aufgaben werden erledigt, während strategisch relevante Projekte liegen bleiben.
Eng damit verbunden ist eine unrealistische Zeitplanung. „Viele unterschätzen, wie lange Aufgaben tatsächlich dauern, und vergessen Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen“, sagt Pfeifer. Das Ergebnis ist permanenter Zeitdruck.
Bewährte Methoden für strukturiertes Arbeiten
Damit es weder zu Zeitdruck noch zur Überforderung kommt, kann es helfen, Aufgaben mit System zu planen. Welche Methode zum eigenen Arbeitsrhythmus und -stil passt, muss man ausprobieren – nicht nur für einen Tag, sondern über einen längeren Zeitraum: „Verhaltensänderungen erfordern eine gewisse Zeit, eher drei Monate als drei Wochen“, sagt Christoph Desjardins.
Bewährt haben sich unter anderem diese Methoden:
- Eisenhower-Matrix: Aufgaben werden in vier Kategorien eingeteilt: „wichtig und dringend“ (sofort erledigen), „wichtig, aber nicht dringend“ (einplanen), „dringend, aber nicht wichtig“ (delegieren) sowie „weder wichtig noch dringend“ (streichen oder verschieben).
- ABC-Analyse: Aufgaben werden nach ihrer Bedeutung geordnet: A-Aufgaben sind sehr wichtig, B-Aufgaben wichtig, C-Aufgaben weniger wichtig. Die Methode hilft, den Fokus zuerst auf die wirkungsstärksten Tätigkeiten zu legen.
- Getting-Things-Done-Methode: Basierend auf dem Prinzip, alle Aufgaben konsequent zu erfassen, zu sortieren und in konkrete nächste Schritte zu überführen. Ziel ist es, den Kopf zu entlasten und nichts „mental offen“ zu halten.
- ALPEN-Methode: Strukturiert die Tagesplanung in fünf Schritten: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen über Prioritäten treffen, Nachkontrolle durchführen.
- Top-3-Methode: Pro Tag werden bewusst nur drei zentrale Aufgaben definiert, die unbedingt erledigt werden sollen. Alles Weitere ist optional.
Ziele setzen und Routinen etablieren
„Ziele und Visionen helfen uns, Prioritäten zu setzen“, sagt Johannes Pfeifer. Dabei geht man abgestuft vor, setzt sich Ziele langfristig ebenso wie für den Monat und die Woche. Ein kurzer täglicher Zeitslot am Morgen diene dann der Tagesplanung und dem Abgleich.
Wichtig: Nach Stressphasen unbedingt Erholungsphasen einplanen, empfiehlt Pfeifer, der auch zu den Themen Leistung, Stressmanagement, Erholung und Gesundheit forscht.
Routinen können zusätzliche Entlastung bringen, weil sie die Anzahl der Entscheidungen reduzieren. Statt täglich neu zu überlegen, wann E-Mails bearbeitet oder Aufgaben geplant werden, definiert man dafür feste Zeitfenster.
Für konzentriertes Arbeiten an komplexen Aufgaben empfehlen sich sogenannte Deep-Work-Blöcke, in denen das Telefon stumm geschaltet und das E-Mail-Programm geschlossen bleibt. Im Homeoffice funktioniere das oft besser als im Großraumbüro, sagt Christoph Desjardins.
Wenn der Chef Druck macht
Doch was tun, wenn man zwar seinen Selbstorganisations-Werkzeugkasten beherrscht, die Führungsetage aber mehr verlangt, als zu schaffen ist? „Oft werden die Mitarbeiter in Stressmanagement geschult, was jedoch zu kurz kommt, ist die Organisation des Teams. Die Führungskräfte haben auch die Aufgabe, das Arbeitsvolumen abzupuffern und gerecht zu verteilen“, sagt Johannes Pfeifer.
Gute Vorgesetzte erteilten nicht einfach Aufträge, betont Christoph Desjardins, „sondern fragen: ‚Woran arbeitest du gerade, was sind die Prioritäten, welche Deadlines gibt es?‘“. Und akzeptieren, wenn man zu einer Aufgabe begründet „Nein, das geht gerade nicht“ sagt.
Selbstwirksamkeit als Schlüsselfaktor
Ein wichtiger Faktor für gelingende Selbstorganisation sei die Selbstwirksamkeit, also das Vertrauen in die eigene Fähigkeit, schwierige Aufgaben und Herausforderungen aus eigener Kraft erfolgreich zu bewältigen, sagt Desjardins: „Selbstorganisation führt zu Erfolgserlebnissen und erhöht damit auch die wahrgenommene Selbstwirksamkeit.“
Wer sich selbst organisiert, verbessert nicht nur seine methodischen Kompetenzen, sondern auch sein mentales Leistungsvermögen. Auch deshalb lohnt die Mühe, sich mit den Methoden auseinanderzusetzen – beziehungsweise als Führungskraft seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei zu helfen.
