Das Finanzamt erkennt deutlich mehr Ausgaben als Werbungskosten an, als viele Steuerzahler vermuten. Neben der Pendlerpauschale und Fortbildungskosten lassen sich unter bestimmten Voraussetzungen auch Möbel fürs Arbeitszimmer, Unfallkosten auf dem Arbeitsweg oder Umzugspauschalen absetzen. Wer die Regeln kennt, kann seine Erstattung spürbar erhöhen.
Werbungskostenpauschale und Arbeitsmittel
Jeder Arbeitnehmer erhält automatisch die Werbungskostenpauschale von 1230 Euro. Sie wird ohne Nachweis vom Finanzamt abgezogen. Liegen die tatsächlichen Aufwendungen höher, müssen sie einzeln angegeben werden. Zu den typischen Arbeitsmitteln zählen Fachliteratur, Schreib- und Büromaterial. „Wenn Sie keine Quittungen für Ihre Arbeitsmittel gesammelt haben, können Sie in der Regel pauschal 110 Euro pro Jahr in der Anlage N eintragen“, erklärt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Auch Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften und Berufsverbände sowie Berufshaftpflichtversicherungen gelten als Werbungskosten. Für Pauschalen gibt es jedoch keinen Rechtsanspruch, so die VLH; daher ist es besser, alle Belege aufzubewahren.
Homeoffice und Arbeitszimmer
Für ein Arbeitszimmer zu Hause gibt es zwei Wege: die Pauschale von 1260 Euro pro Jahr oder die tatsächlichen Kosten anteilig für Miete und Nebenkosten. Wer nur an einzelnen Tagen im Homeoffice arbeitet, kann die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Tage ansetzen – maximal 1260 Euro. Hinzu kommt die Abschreibung für die Einrichtung: Gegenstände bis 952 Euro brutto gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und können sofort voll abgeschrieben werden. Teurere Anschaffungen wie Schreibtisch oder Bürostuhl müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden – in der Regel fünf Jahre, also 20 Prozent pro Jahr.
Besonderer Tipp: Wer Gegenstände zunächst privat genutzt hat und später beruflich verwendet, kann sie umwidmen und den Restwert über die restliche Nutzungsdauer absetzen. Für Möbel schreibt die AfA-Tabelle eine Nutzungsdauer von 13 Jahren vor. Sinkt der Buchwert im Lauf der Zeit unter die 952-Euro-Grenze, darf der Restwert nicht sofort abgeschrieben werden, sondern bleibt weiterhin absetzbar.
Pendlerpauschale, Unfälle und Dienstreisen
Die Entfernungspauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Sie wird für jedes Verkehrsmittel gewährt, sogar für Fußwege. Die Finanzämter akzeptieren bei einer Fünftagewoche rund 220 bis 230 Arbeitstage. Wer ins Homeoffice wechselt, muss die Pendeltage entsprechend kürzen. Auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen, Seminaren oder Betriebsveranstaltungen zählen als berufliche Fahrten.
In der Pauschale sind Sprit-, Reparatur- und Wartungskosten enthalten. Unfallkosten auf dem Weg zur Arbeit bilden eine Ausnahme: Sind die Reparaturkosten nicht durch eine Versicherung gedeckt, können sie zusätzlich abgesetzt werden. Gleiches gilt für Fahrten zum Arzt oder zur Reha. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können anstelle der Pauschale die tatsächlichen Kosten angegeben werden. Wer ein steuerfreies Jobticket vom Arbeitgeber erhält, muss dieses auf die Entfernungspauschale anrechnen lassen.
Bei Dienstreisen gibt es Verpflegungspauschalen: 14 Euro für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden, 28 Euro ab 24 Stunden. Die An- und Abreisetage werden mit 14 Euro angesetzt – vorausgesetzt, der Arbeitgeber hat keine Kosten erstattet.
Fortbildung, Bewerbung und Arbeitskleidung
Auch Fortbildungskosten lassen sich absetzen, wenn sie beruflich veranlasst sind. Dazu zählen Kurs- und Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Büromaterial und Reisekosten. Wird die Fortbildung mit einem Urlaub verbunden, müssen die Kosten aufgeteilt werden.
Bewerbungskosten können ebenfalls eingetragen werden – etwa für Fotos, Beglaubigungen, Kopien, Porto, Briefpapier oder Fachbücher. Die Fahrten zu Vorstellungsgesprächen werden anerkannt. Pro Bewerbungsmappe per Post sind 8,50 Euro absetzbar, per E-Mail 2,50 Euro. „Manche Finanzämter genehmigen pauschal zehn bis 15 Euro pro Bewerbung und wollen dafür als Nachweis lediglich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einen Absagebrief – oder, falls die Firma gar nicht geantwortet hat, das eigene E-Mail-Anschreiben“, erklärt die VLH.
Arbeitskleidung ist nur absetzbar, wenn eine private Nutzung ausgeschlossen ist – etwa bei Arztkitteln, Uniformen oder Schutzkleidung. Auch die Reinigungskosten können geltend gemacht werden: pro Waschladung mit 95 Grad 77 Cent, im Pflegeleichtprogramm 88 Cent, Kondenstrockner 55 Cent und Bügeln maximal sieben Cent. Für Ausgaben bis 110 Euro pro Jahr verzichten die meisten Finanzämter auf Belege.
Doppelte Haushaltsführung und Umzugskosten
Wer aus beruflichen Gründen eine Zweitwohnung nutzt, kann pro Jahr bis zu 12.000 Euro absetzen. Einrichtungsgegenstände und Haushaltsartikel sind laut Bundesfinanzhof in vollem Umfang absetzbar (Az.: VI R 18/17). Das Bundesfinanzministerium akzeptiert Ausgaben bis 5000 Euro ohne Rückfrage (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Bei Umzügen aus beruflichen Gründen – etwa wegen eines neuen Arbeitsplatzes oder einer Verkürzung der Fahrzeit um mindestens eine Stunde – sind Möbeltransport (auch bei Schäden), doppelte Miete, Maklergebühren und Fahrtkosten zur Wohnungssuche absetzbar. Zusätzlich gibt es eine Pauschale für sonstige Umzugskosten: 964 Euro für die erste Person, 643 Euro für jede weitere im Haushalt und 193 Euro für Personen ohne eigenen Hausstand. Sie gelten für Umzüge ab März 2024. Auch Trinkgeld für die Möbelpacker oder Kosten für die Ummeldung des Autos dürfen eingetragen werden.
Benötigen Kinder wegen des Umzugs Nachhilfeunterricht, sind bis zu 1286 Euro absetzbar. Wer höhere Ausgaben nachweist, kann die tatsächlichen Kosten angeben. Bei privaten Umzügen greifen die Pauschalen nicht. Ein professioneller Möbeltransport zählt dann jedoch als haushaltsnahe Dienstleistung, und Handwerkerleistungen wie Maler- oder Installationsarbeiten sind ebenfalls absetzbar.
