Im Schnitt bekommen Arbeitnehmer in Deutschland bei ihrer Steuererklärung 1172 Euro vom Finanzamt zurück – das zeigen Daten des Statistischen Bundesamts für 2021. Grund dafür ist die hohe Werbungskostenpauschale von 1230 Euro, die das Finanzamt automatisch von den Einkünften abzieht. Wer höhere berufliche Ausgaben nachweisen kann, spart zusätzlich Steuern.
Die Werbungskostenpauschale und ihre Grenzen
Für Angestellte pauschalisiert der Fiskus die Werbungskosten auf 1230 Euro pro Jahr – auch ohne jegliche Belege. Liegen die tatsächlichen Ausgaben darüber, lohnt sich der Einzelnachweis. „Wenn Sie keine Quittungen für Ihre Arbeitsmittel gesammelt haben, können Sie in der Regel pauschal 110 Euro pro Jahr in der Anlage N eintragen“, erklärt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Allerdings warnt die VLH: Für die Pauschalen gibt es keinen Rechtsanspruch; Belege sollten stets aufbewahrt werden, auch wenn sie nur auf Verlangen vorgelegt werden müssen.
Arbeitsmittel und geringwertige Wirtschaftsgüter
Zu den typischen Werbungskosten zählen Aufwendungen für Fachliteratur, Schreibmaterial oder Büroausstattung. Gegenstände mit einem Bruttopreis von maximal 952 Euro gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und können sofort voll abgesetzt werden. Bei teureren Anschaffungen, etwa einem Schreibtisch oder Bürostuhl, muss der Kaufpreis über die Nutzungsdauer verteilt werden. Beispielsweise sind bei einer fünfjährigen Nutzungsdauer jährlich 20 Prozent absetzbar. Wer Möbel zunächst privat nutzte und später beruflich verwendet, kann den Restwert anteilig über die verbleibenden Jahre geltend machen – die Nutzungsdauer beträgt laut AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums für Möbel 13 Jahre. Allerdings darf der Restwert nicht in einem Zug abgeschrieben werden, sobald der Buchwert unter 952 Euro sinkt; die Abschreibung läuft regulär weiter.
Homeoffice und Arbeitszimmer
Wer von zu Hause arbeitet, hat zwei Optionen: Entweder die tatsächlichen anteiligen Kosten für Miete und Nebenkosten des Arbeitszimmers ansetzen (vorausgesetzt, es gibt keinen anderen Arbeitsplatz) oder die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag für maximal 210 Tage nutzen – also bis zu 1260 Euro jährlich. Die Pauschale gilt auch, wenn das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt der Tätigkeit ist, aber an einzelnen Tagen von zu Hause gearbeitet wird. Wichtig: An Tagen im Homeoffice dürfen keine Pendlerpauschalen geltend gemacht werden.
Pendlerpauschale und Unfallkosten
Für Fahrten zur Arbeit steht die Entfernungspauschale zu: 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Bei einer Fünf-Tage-Woche akzeptieren Finanzämter meist 220 bis 230 Arbeitstage. Vorsicht: Wer teilweise im Homeoffice ist, muss die Tage entsprechend kürzen. Die Pauschale deckt Sprit, Reparaturen und Wartung ab – nicht jedoch Unfallkosten auf dem Arbeitsweg, sofern keine Versicherung zahlt. Diese Reparaturkosten sowie anschließende Fahrten zum Arzt oder zur Reha sind zusätzlich absetzbar, erklärt die VLH. Die Pendlerpauschale gilt für jedes Verkehrsmittel, auch zu Fuß. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können wahlweise die tatsächlichen Kosten angesetzt werden; ein steuerfreies Jobticket mindert jedoch die Pauschale.
Dienstreisen und Fortbildungen
Bei Dienstreisen sind Verpflegungsmehraufwendungen absetzbar: 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetag, 28 Euro bei 24-stündiger Abwesenheit – vorausgesetzt, der Arbeitgeber erstattet nichts. Fortbildungskosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn die Maßnahme beruflich veranlasst ist und selbst getragen wird. Dazu zählen Teilnahmegebühren, Prüfungsgebühren, Fachliteratur und Reisekosten. Wird eine Fortbildung mit Urlaub verbunden, müssen die Kosten aufgeteilt werden.
Bewerbungskosten und Arbeitskleidung
Wer einen neuen Job sucht, kann Bewerbungskosten absetzen: Porto, Kopien, Fotos, Fahrten zu Vorstellungsgesprächen. Pauschal sind pro Bewerbungsmappe per Post 8,50 Euro anerkannt, per E-Mail 2,50 Euro. „Manche Finanzämter genehmigen pauschal zehn bis 15 Euro pro Bewerbung und wollen dafür lediglich eine Einladung oder einen Absagebrief – oder das eigene E-Mail-Anschreiben, falls keine Antwort kam“, so die VLH. Kosten für typische Berufskleidung wie Arztkittel oder Schutzkleidung sind absetzbar, normale Kleidung nicht. Die Reinigungskosten können hingegen geltend gemacht werden: Pro Waschmaschinenladung mit 95 Grad bis zu 77 Cent, mit Pflegeleicht-Programm bis zu 88 Cent, für den Kondenstrockner 55 Cent, fürs Bügeln maximal sieben Cent. Bis zu 110 Euro jährlich verzichten die meisten Finanzämter auf Belege – diese Summe umfasst auch Arbeitsmittel wie Druckerpapier oder Stifte.
Doppelte Haushaltsführung und Umzugskosten
Bei einer beruflich bedingten Zweitwohnung können bis zu 12.000 Euro pro Jahr abgesetzt werden. Der Bundesfinanzhof entschied 2019, dass Einrichtungsgegenstände und Haushaltsartikel voll absetzbar sind (Az. VI R 18/17). Das Bundesfinanzministerium sieht Ausgaben bis 5000 Euro als unproblematisch an (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10011:006). Für Umzüge aus beruflichen Gründen (neuer Arbeitsplatz oder Verkürzung des Arbeitswegs um mindestens eine Stunde) lassen sich Kosten für Möbeltransport, Makler, doppelte Miete und Wohnungssuche absetzen. Zusätzlich gibt es eine Umzugskostenpauschale für sonstige Ausgaben: seit März 2024 beträgt sie 964 Euro für den Steuerzahler, 643 Euro für jede weitere haushaltsangehörige Person, 193 Euro für Personen ohne bisherige eigene Wohnung. Nachhilfe für Kinder wegen Schulwechsels ist bis zu 1286 Euro absetzbar. Wer höhere tatsächliche Kosten hat, kann diese einreichen – muss dann aber Belege vorlegen. Bei rein privaten Umzügen gelten eingeschränkte Möglichkeiten: Möbeltransport als haushaltsnahe Dienstleistung, Handwerkerleistungen für Renovierungen.
