Frühjahrsputz im Büro: So befreien sich Teams von unnötigen Routinen und Ballast
München - In vielen Teams haben sich über die Jahre zahlreiche Routinen und Prozesse eingeschlichen, die längst nicht mehr sinnvoll sind, aber dennoch weitergeführt werden. Von überflüssigen Serienterminen bis hin zu aufgeblähten Reports – dieser „Unrat“ kostet wertvolle Zeit, Energie und Produktivität. Teamentwicklerin Evelyn Wurster empfiehlt daher einen gezielten „Frühjahrsputz im Team“, um diese Altlasten zu identifizieren und zu beseitigen.
Typischer Ballast im Arbeitsalltag
Laut Evelyn Wurster gehören zu den häufigsten Zeitfressern im Berufsleben Serientermine oder Regelmeetings, die irgendwann einmal eingeführt, aber nie mehr überprüft wurden. „Das ganze Team hält sich weiterhin daran, obwohl sie vielleicht längst nicht mehr sinnvoll sind“, erklärt die Expertin. Ähnlich verhalte es sich mit Prozessen oder Regeln, die aufgrund vergangener Fehler zusätzliche Genehmigungsstufen erfordern, ohne dass deren Notwendigkeit hinterfragt wird.
Ein weiteres Problem sind Reports, die kontinuierlich wachsen, weil immer neue Analysen und Auswertungen hinzugefügt werden. „Am Ende werden sie zwar regelmäßig verschickt, aber im Grunde schaut sie sich kaum noch jemand an“, so Wurster. Neben solchen strukturellen Elementen gibt es auch verfestigte Verhaltensweisen, die die Effizienz beeinträchtigen. Dazu zählen reflexartige Zusagen, grundsätzliche Ablehnungshaltung oder das übermäßige Perfektionieren von Ideen vor der Weitergabe.
Vier Schritte zum erfolgreichen Team-Frühjahrsputz
Für einen strukturierten Aufräumprozess schlägt Wurster vier konkrete Schritte vor. Zunächst müsse anerkannt werden, dass sich überflüssige Elemente angesammelt haben. Im zweiten Schritt gilt es, diese systematisch zu erfassen – etwa durch eine Liste aller Meetings, Regeln und Reports, die besonders viel Zeit oder Energie beanspruchen.
Der dritte Schritt besteht aus den „drei K“: killen, kürzen oder klären. Dabei wird geprüft, ob bestimmte Elemente komplett abgeschafft, reduziert oder in ihrem Nutzen hinterfragt werden können. Eine einfache Matrix hilft bei der Entscheidung: Bei hohem Aufwand und geringem Nutzen ist Streichen meist die beste Option. Der vierte Schritt sieht vor, Veränderungen zunächst testweise umzusetzen. „Wenn man sagt: ‚Wir probieren das jetzt einmal acht Wochen aus‘, fällt es vielen leichter, sich darauf einzulassen“, betont Wurster.
Konflikte vermeiden und Wertschätzung zeigen
Solche Umstrukturierungen können im Team zu Konflikten führen, etwa wenn Kollegen unterschiedliche Bedürfnisse haben. Bei Meetings könne eine Aufteilung in einen kurzen sachlichen Teil und einen optionalen informellen Austausch Abhilfe schaffen. Besonders sensibel ist der Umgang mit wegfallenden Aufgaben, die für einzelne Teammitglieder lange Zeit identitätsstiftend waren.
„Wenn jemand lange für einen bestimmten Report zuständig war und dieser plötzlich nicht mehr gebraucht wird, kann sich das wie ein Verlust an Bedeutung anfühlen“, erklärt Wurster. Daher sei Wertschätzung entscheidend. Es gelte, die bisherige Leistung anzuerkennen und gemeinsam nach neuen Einsatzmöglichkeiten für die Fähigkeiten der Betroffenen zu suchen. Oft hätten die Menschen selbst gute Ideen – sie würden nur selten danach gefragt.
Ein regelmäßiger Frühjahrsputz im Team kann somit nicht nur die Produktivität steigern, sondern auch das Arbeitsklima verbessern, indem überholte Strukturen durch effizientere Abläufe ersetzt werden.
