Unternehmen, die ihre Einkaufskosten senken wollen, sollten auf Digitalisierung, Auftragsbündelung und konsequente Lieferantenverhandlungen setzen. Das Potenzial ist enorm: Eine Million Euro weniger Einkaufskosten bedeutet direkt eine Million Euro mehr Gewinn – im Gegensatz zu einer Umsatzsteigerung, die bei fünf Prozent Rendite nur 50.000 Euro zusätzlichen Gewinn bringt. Diese Rechnung verdeutlicht, warum der Einkauf als einer der größten Hebel für die Unternehmensrentabilität gilt.
KI-gestützte Software spart Zeit und Kosten
Der 24-jährige Max Walk hat genau diesen Hebel genutzt. Er entwickelte eine KI-unterstützte Software, die repetitive Lieferantenanfragen automatisiert und so die Kosten drückt. Bei einem Beispielteil beziffert er die Zeitersparnis auf 76 Prozent und die Kostenersparnis auf zwölf Prozent. „Sourcing ist ein Riesenkostenblock“, sagt der Gründer des Münchner Start-ups Sourcevise, das unter anderem für die Firma Edding einkauft. „Wir können mehr umsetzen, die Ergebnisse werden immer besser.“
Walk liegt damit im Trend der digitalen Automatisierung von Einkaufsprozessen. Zahlreiche Anbieter präsentierten sich im Juni auf dem „Procurement Summit“ in Hamburg. Laut Einkaufsbarometer Mittelstand 2026 des IT-Dienstleisters Onventis und des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) sehen rund 70 Prozent der befragten Unternehmen großen Bedarf, das Lieferantenmanagement zu automatisieren.
Die Realität: Digitalisierung hinkt hinterher
Doch Walks entschlossene Digitalisierung ist keineswegs typisch. Rund zwei Drittel der Unternehmen verweisen auf fehlende Ressourcen. Nur knapp 19 Prozent halten ihren Automatisierungsgrad für ausgereift, nur sechs Prozent ihren KI-Einsatz. „Man redet von KI, kennt auch die Vorteile, praktiziert wird es aber nur in ganz wenigen Unternehmen“, sagt Marc Kloepfel, CEO der Consultingfirma Kloepfel by EPSA. „Im Regelfall wird weitergearbeitet wie bisher.“
Walk selbst kam durch seine familiäre Laufbahn im Handel zur Einkaufsoptimierung. Als Junior in der väterlichen Firmengruppe IIC International durchlief er die üblichen Stationen und „blieb im Einkauf hängen“. Die Aussicht auf repetitive Aufgaben wie das Schreiben von Mails und das Prüfen von Angeboten motivierte ihn, die Abläufe zu vereinfachen. „Die Idee gab es schon vorher, aber jetzt war sie technisch umsetzbar.“
KI-Agenten verhandeln selbstständig
Wie die Software funktioniert, zeigt er an einem Beispiel: In eine Suchmaske gibt er technische Daten für eine Kunststoffmembran ein. Eine KI-Recherche im Web zeigt mögliche Lieferanten an, ein programmierter Agent schreibt die Firmen – vor allem chinesische – per E-Mail an, wertet Angebote aus und formuliert Antworten. „Das ist eine große Arbeitserleichterung“, sagt Walk. Sourcevise nutzt große LLM-Modelle wie ChatGPT inklusive Übersetzung und grenzt deren Spielraum durch enge Anweisungen ein.
Noch weiter gefasste Lösungen sind technisch möglich: KI-Agenten, die mit KI-Agenten verhandeln. „So eine Entwicklung hätte ich mir vor drei, vier Jahren nicht vorstellen können“, sagt Oliver Schöllhammer, Leiter des Geschäftsbereichs Digital Industries beim Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung IPA in Stuttgart. Dort laufen über 100 Projekte zur Digitalisierung von Firmenprozessen, darunter auch Einkauf und Vertrieb.
Strategischer Einkauf: Verhandeln statt Bestellen
Ein Projekt ist die Optimierung des eigenen Einkaufs. Obwohl immer wieder das Gleiche beschafft werde, fehlten Automatismen. „Der Einkauf läuft noch sehr händisch und mit vielen beteiligten Menschen“, sagt Schöllhammer. Die Digitalisierung solle Mitarbeiter „freischneiden“, um Zeit für den strategischen Einkauf zu schaffen. „Da spielt die Musik“, sagt Sven Czeczatka, Fachreferent für Lehrgänge bei der BME Akademie. „Das Ziel lautet, das operative Geschäft weitgehend zu digitalisieren und zu automatisieren, um sich auf strategisch Wichtiges wie Verhandlungen konzentrieren zu können.“
In der Praxis aber „verhandeln die Einkäufer nicht, sondern bestellen“, so Czeczatka. Das zu ändern, erfordere Investitionen: „Ohne Investition kein Return.“ Die Zurückhaltung führt er auf vertriebsdominierte Geschäftsleitungen zurück. „Oft fehlt das kaufmännische Verständnis, dass der Einkauf gegenüber dem Vertrieb der viel größere Hebel ist.“
Hebel Einkauf: Marge verdoppeln möglich
„Rein durch eine Optimierung des Einkaufs die Marge zu verdoppeln, das ist durchaus möglich“, sagt Einkaufsberater Kloepfel. Ein Problem: „Oft fehlt der Überblick. Viele Einkäufe laufen am Einkauf vorbei.“ Das Sekretariat bucht Reisen, das Marketing vergibt Druckaufträge, die Produktion kauft Instandhaltung ein. Insgesamt liege das Einkaufsvolumen bei etwa 50 Prozent des Umsatzes, so Kloepfel.
Erfahrungsgemäß seien 70 Prozent davon optimierbar, erklärt er seinen mittelständischen Kunden. Oft sei kein Lieferantenwechsel nötig: „Der Großteil der Einsparungen wird mit bestehenden Lieferanten erreicht.“ In Workshops ließen sich Lösungen finden, die beide Seiten zufriedenstellen. Ein Beispiel: Im Logistikbereich erzielen Projekte Einsparungen von 16 Prozent. Ohne externe Berater kämen solche Verhandlungen seltener zustande, da „die Einkäufer keine Zeit dafür haben“.
Häfele: Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil
Bei der Firma Häfele in Nagold arbeitet Peter Halbauer als Leiter der Gesamtbeschaffung daran, seiner Abteilung Zeit zu verschaffen. Das Unternehmen für Möbel- und Baubeschläge investierte in digitale Instrumente und verband sie mit dem ERP-System, um die Wertschöpfung der 40 Mitarbeiter im Procurement zu steigern. „Wer Investitionen in Digitalisierung unterlässt, wird seine Einkaufsabteilung mit Dingen beschäftigen, die nicht werttreibend sind“, sagt Halbauer.
Automatisiert laufen Bestellvorschläge für rund 170.000 Artikel über die Software Slim 4 von Slimstock, weitere Tools unterstützen beim Auftragsmanagement und Rechnungseinlesen. Einzelprozesse laufen autonom und sind grün markiert, bei Abweichungen rot. „Nur wenn es eine Abweichung gibt, muss reagiert werden. Alles andere erledigt das Tool“, erklärt Halbauer. Ein Compliance-Tool überwacht KI-unterstützt die Lieferkette auf negative Schlagzeilen oder Firmenbrände und soll Dokumentationspflichten aus EU-Regularien erfüllen. „Compliance im Einkauf ist ohne digitale Helfer in der notwendigen Breite kaum noch beherrschbar“, sagt der 58-Jährige. Früher fand er Lieferanten in „Wer-liefert-was?“-Bänden, heute empfiehlt er: „Vertraue den Maschinen.“
Bündelung: Konzernkonditionen für den Mittelstand
Für kleinere Firmen ist die Bündelung von Einkäufen eine Option. Marc Tenbieg, geschäftsführender Vorstand beim Deutschen Mittelstands-Bund (DMB), verweist auf steigende Mitgliederzahlen. Für 250 Euro Jahresbeitrag und 75 Euro Aufnahmegebühr erhalten Mitglieder Zugang zu Einkaufskonditionen, die sonst nur Großkunden gewährt werden. Der DMB verhandelt für rund 34.000 Mitglieder Rahmenverträge mit Herstellern – von Fahrzeugen über Büroartikel bis zu Versicherungen. Über Rabatthöhen schweigt der Verband, verspricht aber „Konzernkonditionen“. Tenbieg erklärt: „Die Mitglieder freuen sich, dass wir sie unterstützen können in Krisenzeiten.“
