Die Mehrheit der Arbeitnehmer, die eine Steuererklärung einreichen, erhält Geld zurück – im Schnitt zuletzt 1172 Euro, so das Statistische Bundesamt für 2021. Grund ist die monatlich abgezogene Lohnsteuer, die oft zu hoch ausfällt, da viele Steuerpflichtige Ausgaben haben, die das Finanzamt als steuermindernd anerkennt. Als Werbungskosten zählen alle beruflichen Aufwendungen: von der Pendlerpauschale über Weiterbildungskosten bis hin zu alten Möbeln für das Arbeitszimmer.
Werbungskostenpauschale von 1230 Euro
Bei Angestellten zieht das Finanzamt pauschal 1230 Euro als Werbungskosten ab – auch ohne Nachweise. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und die Steuerlast. Wer höhere Ausgaben nachweist, spart zusätzlich. Zu den typischen Werbungskosten zählen Arbeitsmittel wie Fachliteratur oder Büromaterial. „Wenn Sie keine Quittungen gesammelt haben, können Sie pauschal 110 Euro pro Jahr in der Anlage N eintragen“, erklärt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Allerdings gibt es auf Pauschalen keinen Rechtsanspruch, warnt die VLH. Daher sollten alle Belege aufbewahrt werden.
Mitgliedsbeiträge für Gewerkschaften oder Berufsverbände sowie Berufshaftpflichtversicherungen sind ebenfalls absetzbar.
Arbeitszimmer und Homeoffice
Für das häusliche Arbeitszimmer können Gegenstände bis 952 Euro (brutto) als geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abgesetzt werden. Teurere Anschaffungen werden über die Nutzungsdauer verteilt – bei fünf Jahren also 20 Prozent pro Jahr. Wer alte Möbel umwidmet, kann den Restwert anteilig geltend machen. Die Nutzungsdauer für Möbel beträgt laut Afa-Tabellen des Bundesfinanzministeriums 13 Jahre. Sinkt der Buchwert unter die Grenze, darf der Restwert nicht auf einen Schlag abgeschrieben werden.
Fehlt ein anderer Arbeitsplatz, können entweder pauschal 1260 Euro pro Jahr oder die tatsächlichen anteiligen Miet- und Nebenkosten angesetzt werden. Alternativ gilt die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Tage (maximal 1260 Euro).
Pendlerpauschale und Unfallkosten
Für Fahrten zur Arbeit gilt die Entfernungspauschale: 0,30 Euro pro Kilometer für die ersten 20 Kilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 Euro. Bei einer Fünftagewoche akzeptieren Finanzämter meist 220 bis 230 Arbeitstage. Wer im Homeoffice arbeitet, muss die Pendlertage entsprechend kürzen. Auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen oder Seminaren sind absetzbar.
Mit der Pauschale sind Sprit-, Reparatur- und Wartungskosten abgegolten. Ausnahme: Unfälle auf dem Arbeitsweg. Werden Reparaturkosten nicht von der Versicherung übernommen, können sie zusätzlich abgesetzt werden, ebenso Fahrten zum Arzt oder zur Reha, so die VLH. Die Entfernungspauschale gilt für jedes Verkehrsmittel – sogar zu Fuß. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln können auch die tatsächlichen Kosten angesetzt werden. Ein steuerfreies Jobticket mindert jedoch die Pauschale.
Dienstreisen, Fortbildungen und Bewerbungen
Bei Dienstreisen können Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden: 14 Euro bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden, 28 Euro bei 24 Stunden – sofern der Arbeitgeber nicht erstattet. Fortbildungskosten sind absetzbar, wenn sie beruflich veranlasst sind. Dazu zählen Teilnahmegebühren, Fachliteratur, Büromaterial und Reisekosten. Wer Fortbildung mit Urlaub verbindet, muss die Kosten aufteilen.
Bewerbungskosten wie Fotos, Kopien, Porto oder Fahrten zu Vorstellungsgesprächen sind ebenfalls absetzbar. Für eine Bewerbungsmappe per Post können pauschal 8,50 Euro angesetzt werden, per E-Mail 2,50 Euro. „Manche Finanzämter genehmigen pauschal zehn bis 15 Euro pro Bewerbung und wollen als Nachweis lediglich eine Einladung oder einen Absagebrief“, so die VLH.
Arbeitskleidung und Reinigung
Nur Berufskleidung ohne private Nutzung – wie Arztkittel, Uniformen oder Schutzkleidung – ist absetzbar. Die Reinigungskosten können geltend gemacht werden: pro Waschmaschinenladung mit 95 Grad bis 77 Cent, mit Pflegeleicht-Programm bis 88 Cent, für den Kondenstrockner 55 Cent, fürs Bügeln maximal sieben Cent. Bis zu 110 Euro jährlich verzichten die meisten Finanzämter auf Belege – inklusive Arbeitsmittel wie Druckerpapier.
Doppelte Haushaltsführung und Umzugskosten
Bei beruflich bedingter Zweitwohnung sind bis zu 12.000 Euro pro Jahr absetzbar. Einrichtungsgegenstände sind laut Bundesfinanzhof (Az.: VI R 18/17) voll absetzbar; das Bundesfinanzministerium sieht Ausgaben bis 5000 Euro als unproblematisch an (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Bei Umzug aus beruflichen Gründen – neuer Arbeitsplatz oder Verkürzung der Fahrzeit um mindestens eine Stunde – sind Kosten für Möbeltransport, doppelte Miete, Maklergebühren und Pendlerpauschale bei der Wohnungssuche absetzbar. Für sonstige Umzugskosten gibt es eine Pauschale: 964 Euro (ab März 2024), für jede weitere Person 643 Euro. Wer bislang keine eigene Wohnung hatte, kann 193 Euro geltend machen. Nachhilfe für Kinder wegen Schulwechsels ist bis 1286 Euro absetzbar. Bei höheren Ausgaben können individuelle Kosten eingereicht werden, Belege sind dann nötig.
Bei privatem Umzug oder ohne ausreichende Fahrzeitverkürzung können Kosten nur eingeschränkt geltend gemacht werden – etwa als haushaltsnahe Dienstleistung oder Handwerkerleistung.
