Die private Nutzung des dienstlichen Mail-Postfaches ist nur dann erlaubt, wenn sie explizit genehmigt wurde. Wer ohne Erlaubnis seine Firmenadresse nutzt, riskiert mehr als nur Ärger. Doch wann ist die außerdienstliche Nutzung erlaubt?
Grundsatz: Nur mit Erlaubnis
Wer eine dienstliche E-Mail-Adresse hat, nutzt diese meist hauptsächlich für die Arbeit – ganz gleich, ob für die Kommunikation mit Kunden und Kollegen oder zur Anmeldung bei beruflich relevanten Accounts. Doch wie sieht das eigentlich aus, wenn Arbeitnehmer ihre dienstliche Mail-Adresse für private Zwecke nutzen möchten? „Sofern die private Nutzung nicht explizit erlaubt ist, ist sie nicht gestattet“, erklärt Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Vorsitzende des Ausschusses Arbeitsrecht im Deutschen Anwaltverein (DAV). Das heißt, grundsätzlich darf die E-Mail-Adresse ausschließlich für die Arbeit verwendet werden – nur wenn Chefin oder Chef etwas anderes sagen, darf das Postfach auch privat genutzt werden.
Kontrolle durch den Arbeitgeber
Grundsätzlich gilt auch am Arbeitsplatz das allgemeine Persönlichkeitsrecht. Insofern sind Arbeitnehmer vor einer flächendeckenden Überwachung im Büro zunächst einmal geschützt. Auf der anderen Seite haben Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran, dass die Beschäftigten ihre vertraglichen Pflichten erfüllen und alle privaten Betätigungen während der Arbeitszeit unterlassen. Sofern der Arbeitgeber die private Nutzung nicht erlaubt, darf er die Einhaltung der Regeln auch im zumutbaren Rahmen kontrollieren. Ist offensichtlich, dass es sich um eine private Korrespondenz handelt, darf der Chef diese nicht lesen. Auch dann nicht, wenn derartiger Mail-Verkehr untersagt ist. Für den Arbeitgeber ist dann aber dennoch ersichtlich, dass sein Mitarbeiter entgegen dem Verbot gehandelt hat. Erfolgt ein Zugriff auf den Mail-Account, muss der Mitarbeiter in der Regel darüber informiert werden. Liegt der Verdacht einer kriminellen Handlung vor, ist dies eher nicht der Fall.
Konsequenzen bei Verstoß
Stellt der Arbeitgeber fest, dass der Arbeitnehmer das Postfach auch für private Zwecke verwendet, kann es eine Abmahnung und im Wiederholungsfall sogar eine Kündigung zur Folge haben. Um möglichen Ärger zu vermeiden, sollten sich Arbeitnehmer sicherheitshalber an die Inhalte ihrer Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen halten. Auch das Ausweichen auf die private E-Mail-Adresse vom Dienstrechner aus ist keine Lösung. Darf sich der Arbeitgeber doch bei einem Verbot privater Online-Aktivitäten im Verdachtsfall den Browserverlauf genauer ansehen, wie das Landesarbeitsgericht Berlin entschieden hat (Az.: 5 Sa 657/15). Für die privaten E-Mails sollte bei entsprechendem Verbot in der Pause das Smartphone genutzt werden. Gab es jedoch keine hinreichend klare Weisung des Arbeitgebers, dass die dienstliche E-Mail-Adresse nur für die Arbeit verwendet werden darf, dann darf der Verstoß auch nicht sanktioniert werden, so Oberthür.
